Какво е SAF‑T и какво съдържа месечният файл

SAF‑T идва от Standard Audit File for Tax. OECD разработва стандарта като общ подход, чрез който администрациите получават данни в машинночетим формат, вместо да събират разнородни справки при всяка проверка. Националните внедрявания не са еднакви: всяка държава определя модулите, речниците, кодовете и сроковете.

В България структурата и техническите изисквания са утвърдени със Заповед № З-ЦУ-30-1085 от 25.07.2025 г. на изпълнителния директор на НАП. Версия 1.0.2 на формата е утвърдена със Заповед № З-ЦУ-30-359 от 27.02.2026 г. SAF‑T не е свободен Excel експорт и не е PDF отчет: той е файл със строго определени полета, зависимости и кодировки.

Точният обхват зависи от приложимите части на българската SAF‑T структура, но основните групи данни са следните:

• Пълен главен дневник: счетоводни сметки, записвания, обороти, аналитичности, дати и референции към документи.
• Контрагенти: идентификатори, наименования, адресни и данъчни данни.
• Артикули и номенклатури: стоки, услуги, единици и кодове, когато са приложими.
• Първични документи: фактури, известия и плащания с номера, дати, стойности и връзки към счетоводните записвания.
• ДДС информация: данни за съпоставка между документи, данъчни кодове и счетоводно отразяване.

Затова SAF‑T подготовката не е само задача на счетоводния отдел или само на ИТ. Счетоводството отговаря за смисъла на данните, ИТ за извличането и повторяемостта, а финансовото ръководство за качеството на подаденото.

XML форматът позволява на НАП да обработва данните автоматизирано, но поставя по-високи изисквания към източниците: една и съща стойност трябва да е попълнена последователно в различни части на файла. Код на контрагент, данъчен номер и номер на документ трябва да се проследяват без противоречие между записите.

Техническата валидност се проверява спрямо XSD схема. Тя отговаря на въпроса дали файлът има правилна XML структура, но не и дали данните ще минат всички проверки на НАП. Затова файл, валиден по XSD, все пак може да не бъде приет. Този риск е разгледан подробно в статията Защо НАП отхвърля валидни SAF‑T файлове.

Месечен SAF‑T файл

Месечният файл е регулярното подаване на текущите счетоводни и данъчни данни. Срокът е до края на месеца, следващ отчетния месец (чл. 71к, ал. 1 ДОПК, изм. ДВ, бр. 65 от 08.08.2025 г.). Предишното правило за подаване до 14-о число е отменено през август 2025 г.

Месечният цикъл включва приключване на периода, извличане на данни, контрол, генериране на XML, подаване и архивиране на доказателствата за приемане. При отказ причината трябва да се открие в данните и да се оцени дали засяга и други периоди.

Годишен SAF‑T файл за дълготрайните активи

Годишният файл подава данни за дълготрайните активи. Важно е да се изясни откъде идва регистърът на активите: разминаването между счетоводна стойност, данъчна амортизация и инвентарен номер е типичен риск. Годишният характер не значи, че работата започва в края на годината: ако номенклатурите не са поддържани последователно, корекцията изисква проследяване на исторически операции.

SAF‑T файл за наличностите при поискване

Файлът за наличностите се подава само когато НАП го поиска, в срока, посочен в самото искане (чл. 71к, ал. 3 ДОПК). За предприятия със складове, партиди или серийни номера този файл изисква предварителна готовност: не е разумно данните да се подготвят за първи път след получено искане.

Задължени са предприятията по чл. 2 от Закона за счетоводството (чл. 71з, ал. 1 ДОПК). Регистрацията в „Големи данъкоплатци“ не е критерий. Праговете са алтернативни: достатъчен е единият.

• От 1 януари 2026 г.: големи предприятия към 31.12.2023 г. с нетни приходи от продажби над 300 млн. лв. или нетни постъпления по сметки на НАП над 3,5 млн. лв. за 2023 г. Около 470 предприятия.
• От 1 януари 2027 г.: големи, средни и малки предприятия към 31.12.2024 г. със същите прагове за 2024 г.
• От 1 януари 2028 г.: големи, средни и малки предприятия към 31.12.2025 г. с приходи над 15 млн. лв. или постъпления над 1,5 млн. лв. за 2025 г.
• От 1 януари 2029 г.: всяко голямо, средно или малко предприятие към 31.12.2026 г.
• От 1 януари 2030 г.: всички останали задължени лица по чл. 71з ДОПК.

Проверете вашата вълна, първите срокове и изключенията на страницата за срокове.

Порталното подаване с КЕП може да е достатъчно при ограничен обем и стабилен месечен процес, с ясно разпределени отговорности: кой генерира, кой одобрява, кой подава и кой следи резултата. Приложение № 3 към Заповед № З-ЦУ-30-1085 допуска и подаване система към система чрез API. Автоматизираният канал пренася файла, но не гарантира, че данните са пълни или че ще преминат всички проверки.

Независимо от канала, пазете версията на подадения файл, логовете, статуса на подаването и документацията за корекциите. Тази следа е важна при вътрешен контрол и при изясняване на несъответствия.

1. 01

   Определете всички системи, от които идват данни за главна книга, продажби, покупки, плащания, активи и наличности.

2. 02

   Сравнете ключови суми между източниците и счетоводния баланс за тестов период.

3. 03

   Проверете дали контрагентите, артикулите, данъчните кодове и сметките имат последователни идентификатори.

4. 04

   Документирайте картографирането от вътрешните полета към SAF‑T полетата.

5. 05

   Направете пробно генериране и проверете не само XML структурата, а и смисловите зависимости.

6. 06

   Опишете процес при отказ: от съобщението до повторното подаване и одобрението.