Подаване на SAF‑T през портала на НАП с КЕП: стъпка по стъпка

SAF‑T файлът се подава в Портала за е-услуги на НАП чрез услуга, достъпна само с КЕП, а не чрез обикновен публичен формуляр. Това следва от Приложение № 3 към Заповед № З-ЦУ-30-1085/25.07.2025 г., в редакцията по Заповед № З-ЦУ-30-359/27.02.2026 г., § II, и от НАП „Въпроси и отговори“, версия 2, март 2026 г., раздел IV.

Услугата е достъпна за ЕТ, юридически лица и упълномощени от тях лица. Достъп не се предоставя на ДЗЛ с правно-организационна форма „осигурител“ или „занаятчийско предприятие“, съгласно Заповед № З-ЦУ-30-1247/25.08.2025 г. и страницата на е-услугата. Това ограничение се отнася до достъпа до услугата, а не заменя преценката за задължение по чл. 71з ДОПК.

Достъпът до SAF‑T не се появява автоматично за всеки потребител с КЕП, защото ДЗЛ или упълномощено лице подава заявление за достъп до конкретната е-услуга. НАП описва тази стъпка в „Въпроси и отговори“, версия 2, март 2026 г., т. IV.1.1. Ако предприятие не е заявило достъп, неговият потребител може да влезе в портала, но няма да може да завърши подаването.

Контролът следва да включва проверка на упълномощаването, валидността на КЕП и ролята на подаващия потребител. Това е организационна стъпка, която не може да се компенсира с правилно генериран XML файл. IT екипът трябва да тества правата преди първия срок, а финансовият екип да знае кой носи отговорност за финалното подписване.

НАП поддържа отделни КЕП услуги за тестово и за реално подаване на SAF‑T, като тестовата услуга проверява файла по същата линия на валидиране. Услугите са „Подаване на ТЕСТОВ стандартен одитен файл за данъчни цели (SAF‑T)“ и „Подаване на стандартен одитен файл за данъчни цели (SAF‑T)“, съгласно НАП „Въпроси и отговори“, версия 2, март 2026 г., раздел IV.

Тестовото подаване не е доказателство за изпълнен срок и не замества реалния файл. То е начин да се провери структурата, избраният вид файл, името и техническото преминаване през услугата. Реалното подаване се следи в „Подадени данни“, където НАП показва отделно статуса на подаване и статуса на обработка. Поради това е нужно да се пази не само XML файлът, а и резултатът от обработката.

Името на SAF‑T файла трябва точно да следва конвенцията за неговия вид, защото несъответстващото име е основание файлът да бъде отказан от услугата. Приложение № 3 към Заповед № З-ЦУ-30-1085/25.07.2025 г., § II, изисква месечният файл да е ЕИК_MM_YYYY.xml, годишният ЕИК_YYYY.xml, а файлът при поискване ЕИК_DD_MM_YYYY_DD_MM_YYYY.xml.

Името трябва да съответства и на вида, избран в портала. Месечният файл не може да бъде подаден като файл при поискване само защото съдържа данни за сходен период. Преди качване е разумно да се провери ЕИК, периодът, разширението .xml, видът на файла и КЕП на подаващия потребител. Това предотвратява технически откази, които не са свързани със счетоводните данни.

Файлът е подаден в срок, когато е качен, подписан и е получил входящ номер, но той е приет едва след успешното приключване на обработката. Страницата на е-услугата на НАП посочва, че след успешно качване и проверка на подписа се издава входящ номер. После НАП проверява валидността и консистентността на подадената информация.

Големите файлове могат да изискват техническо време за качване и проверка на подписа. НАП изрично предупреждава да се организира подаването така, че входящият номер да бъде получен до срока по чл. 71к, ал. 1-3 ДОПК. Ако качването е започнало преди крайния момент, но файлът не е подписан и не получи входящ номер до него, срокът не е спазен. До крайния срок могат да се подават повече файлове, като редовен е последният успешно подаден и приет файл.

За API режима и контролните следи вижте Подаване на SAF‑T през API: система към система. За формата и съдържанието на отчета вижте Какво е SAF‑T.