SAF‑T файлът за наличностите: какво иска НАП при поискване

SAF‑T файлът за наличностите се подава при поискване от НАП, а не по фиксиран месечен срок.

Актуално към септември 2026 г. Изготвено от екипа на Safty, с позоваване на действащите текстове.

Накратко

Файлът за наличностите се подава при поискване, не по календар.
Срокът е този, който НАП посочи в искането, съгласно чл. 71к, ал. 3 ДОПК.
Данните включват артикули, количества, стойности, локации и проследяващи идентификатори според структурата.
Много складове, партиди и серийни номера увеличават риска от разминавания.
Сверката между склад и счетоводство трябва да е редовен контрол.

Готовността изисква предварително съгласувани складови и счетоводни данни, защото срокът се определя в самото искане.

Кога НАП може да поиска SAF‑T файл за наличностите?

НАП може да поиска файл за наличностите без фиксиран срок, а предприятието трябва да го подаде в срока от конкретното искане.

Това е уредено в чл. 71к, ал. 3 ДОПК. Файлът за наличности се различава от месечния файл и годишния файл за активите: не се подава автоматично в края на период. Но организацията трябва да е готова преди искането, защото тогава започва срокът за реакция. Обхватът на SAF‑T се определя по § 17 ПЗР ЗДБРБ 2025, ДВ, бр. 65/2025 г. Проверете приложимостта за предприятието на страницата за срокове и вълни.

След получаване на искане установете точния период, обхвата на складовете, версията на техническата структура и отговорниците по данните. Не работете по предположение или по старо извлечение.

Какво означават наличности в SAF‑T?

Наличностите в SAF‑T са структурирани данни за стоки и материали, които позволяват проследяване на количества, стойности и идентификатори.

Те не са само обща стойност от складова сметка в главната книга. Структурите и техническите изисквания са определени със Заповед № З-ЦУ-30-1085 от 25.07.2025 г. Форматът е актуализиран до версия 1.0.2 със Заповед № З-ЦУ-30-359 от 27.02.2026 г. Данните обичайно включват код и наименование на артикул, мерна единица, количество, склад или локация, стойност, партида, сериен номер или друг идентификатор, когато е приложимо.

Ключовият въпрос е дали всяка наличност може да бъде свързана с валиден артикул, правилна локация и обяснима счетоводна стойност. Технически извличаема информация, която не може да се съгласува със счетоводството, остава риск.

Защо много складове, партиди и серийни номера усложняват файла?

Много складове, партиди и серийни номера усложняват SAF‑T, защото всеки идентификатор трябва да е последователен между оперативните и счетоводните данни.

Един артикул може да има различни кодове в покупки, склад и счетоводство. Партида може да е изписана оперативно, но да чака осчетоводяване. Сериен номер може да е върнат, резервиран или прехвърлен. Тези случаи не са непременно грешки, но трябва да имат документирана причина и коректно отражение в източниците.

Проверете дали има единна карта на артикулите, съвпадат ли мерните единици, има ли отрицателни наличности и как се управлява закъснялото осчетоводяване. Отрицателните количества трябва да се анализират, а не да се прикриват с ръчна промяна в експорта.

Защо готовността трябва да е преди искането?

Готовността трябва да предхожда искането, защото срокът за файла за наличностите се определя от НАП в самото искане.

Реактивното събиране на данни изразходва времето за действителна проверка. Поддържайте карта на източниците, собственик на складовите данни, периодична сверка с главната книга и процедура за тестово генериране. Това не означава предварително подаване: означава, че екипът може да идентифицира периода, да извлече данните, да ги съгласува и да подаде файл без търсене на основни факти в последния момент.

Какво е SAF‑T поставя файла за наличностите в общата рамка. За обединяването на данни от различни системи вижте SAF‑T и вашата ERP система.

Как се съгласуват складът и счетоводството?

Складът и счетоводството са готови за SAF‑T, когато количествата, стойностите и движенията имат обяснима връзка за един и същ период.

Съвпадението на една обща стойност не е достатъчна проверка. Поддържайте количествена справка по склад и артикул, стойностна справка към релевантните счетоводни сметки и регистър на временните разлики. За всяка разлика посочете причина, собственик и дата за изчистване. Така при подготовката на файла екипът не решава отново какво означава всяка стойност.

Ако файлът е технически валиден, това още не доказва, че ще бъде приет. Защо НАП отхвърля валидни SAF‑T файлове разглежда риска от проверки извън XSD валидността.

Често задавани въпроси

Кога се подава SAF‑T файл за наличностите?

Той се подава при поискване от НАП в срока, посочен в искането, съгласно чл. 71к, ал. 3 ДОПК.

Какво съдържа SAF‑T файлът за склада?

Той съдържа структурирани данни за артикули, количества, мерни единици, локации и стойности според приложимата структура по Заповед № З-ЦУ-30-1085 от 25.07.2025 г.

Трябва ли SAF‑T наличности да се подава всеки месец?

Не. Месечният файл и файлът за наличностите са различни подавания. Наличностите се подават при поискване.

Как да подготвим складовите данни за SAF‑T?

Създайте карта на данните, съгласувайте количества и стойности със счетоводството, поддържайте регистър на разликите и тествайте извличането по актуалната структура.

Източници

Още по темата

Файл, който минава от първия път.

Safty съставя месечния SAF‑T файл и го проверява по схемата, приложенията и теста в НАП, преди да го подадете.

Запазете консултация