SAF‑T за счетоводни къщи: какво променя за обслужващите компании

Външното обслужване не прехвърля нормативната отговорност за данните. Режимът се въвежда поетапно по § 17 ПЗР ЗДБРБ 2025, ДВ, бр. 65/2025 г. За това дали конкретен клиент попада в обхвата, използвайте страницата за срокове и вълни. Регистрацията по ГДО не е самостоятелен критерий за задължение.

Счетоводната къща може да подготвя данните, да координира процеса и да подава файла по договорена процедура. Устойчивият процес обаче изисква клиентът да остане активен собственик на своите оперативни данни и да потвърждава тяхната пълнота.

Това е възможно само при предварително договорен достъп и разпределени роли. Практическият месечен статус за всеки клиент трябва да показва дали данните са получени, дали контролите са приключени, дали има открити разлики, коя версия е одобрена, дали файлът е подаден и какъв статус е върнала НАП. Месечният срок е до края на месеца, следващ отчетния период, по чл. 71к, ал. 1 ДОПК, изменен с ДВ, бр. 65 от 08.08.2025 г.

Не приемайте, че оборотната ведомост сама по себе си е достатъчна. SAF‑T може да включва контрагенти, документи, артикули, наличности и активи, които клиентът поддържа извън счетоводната къща.

Обобщените салда не са достатъчни за всички групи информация. Техническите структури са определени със Заповед № З-ЦУ-30-1085 от 25.07.2025 г., а версия 1.0.2 е утвърдена със Заповед № З-ЦУ-30-359 от 27.02.2026 г. В зависимост от дейността данните могат да идват от главна книга, аналитични регистри, клиенти и доставчици, фактури, данъчни кодове, артикули, складове и регистър на активите.

Опишете кой подготвя извлеченията, кой потвърждава пълнотата им и как се разрешават разлики. Достъпът не означава пълни права във всяка система: означава предвидим и защитен начин счетоводната къща да получи нужните данни навреме.

Всеки клиент има собствени източници, данни, рискове и статус. Поддържайте централен регистър с клиент, етап на включване, период, срок, получени данни, отворени проблеми, версия на файла и статус към НАП. За всеки клиент пазете отделно контролни справки, работни документи и доказателства за подаване.

Разделете портфейла по готовност: клиенти със стабилни структурирани данни, клиенти с няколко източника и клиенти с ръчни регистри или неясни собственици на данните. Това е планиране на риска. Малък клиент може да изисква повече време, ако данните му нямат стабилни идентификатори.

SAF‑T и вашата ERP система е полезна отправна точка за разговор за данните и контролите преди първото подаване.

Неясната комуникация може да изразходва срока за повторно подаване. Чл. 277а ДОПК предвижда нов файл в 7-дневен срок след отказ и имуществена санкция до 15 000 лв. при неизпълнение. Затова определете кой получава уведомлението, кой анализира причината, кой коригира източника и кой одобрява новата версия.

§ 17, ал. 2 ПЗР ЗДБРБ 2025, ДВ, бр. 65/2025 г., предвижда 12-месечен преходен период без санкции за всеки етап, но не е основание отказите да се оставят без действие. Вижте как работят корекциите и защо файловете биват отказвани.

Целта е да няма неяснота кой носи отговорност за всяка стъпка. Уточнете дали счетоводната къща генерира, проверява, подава или само подпомага файла. Посочете кои данни предоставя клиентът, кой ги удостоверява, кога трябва да бъдат предоставени, кой одобрява финалната версия и как се обработват откази, корекции и промени в източниците. Уточнете и как се пазят файловете, логовете и потвържденията.

Това не прехвърля законовото задължение. То прави сътрудничеството измеримо и позволява на клиента да разбере кои негови действия са критични за навременното подаване.