SAF‑T от SAP, Oracle, Microsoft Dynamics и български счетоводен софтуер: какво чете Safty

Съдържанието на месечния файл е определено в чл. 71и ДОПК и в Приложение № 3 към заповедта на изпълнителния директор на НАП: главна книга, клиенти, доставчици, артикули, данъчни кодове, документи за продажби и покупки, плащания. Системата, която ги води, не променя нито един елемент от файла.

Различното е пътят до данните. В една система главната книга и документите са в един модул; в друга складът, активите и плащанията са в отделни бази. Затова работата по SAF‑T започва с карта: от кой запис в системата идва всяко поле на файла.

SAP S/4HANA има собствен отчет за българския SAF‑T в „Run Statutory Reports“, който подготвя файла от собствените си данни и следи статуса на подаването (документация на SAP). Safty работи и в двата случая: съставя файла от прочетените данни или проверява файла, който отчетът на SAP е генерирал, по приложенията и през тестовото подаване в НАП.

Достъпът е само за четене: през реплика на базата данни или през експорт на осчетоводените данни. Safty не инсталира нищо в SAP и не променя настройки в него.

В NetSuite всяко българско юридическо лице е отделна счетоводна единица със собствена главна книга. Файлът към НАП също е по лица: едно задължено лице, един файл с неговия ЕИК в името (Приложение № 3). Safty чете данните на всяко лице поотделно и съставя по един файл на месец за всяко.

Данъчните кодове, мерните единици и идентификаторите на контрагентите са полетата, при които разликата между записа в Oracle и номенклатурата на НАП най-често спира файла. Проверката ги показва по код и по източник, преди подаването.

Тук Safty има най-дълъг пробег: месечни файлове от реални подавания, съставени от данните на Dynamics NAV с достъп само за четене до SQL Server базата. Четат се записите в главната книга (G/L Entries), картите и дневниците на клиентите и доставчиците, артикулните движения и осчетоводените документи за продажби и покупки. Сторно операциите и отрицателните суми, които NAV записва по свой начин, се пренасят във файла така, както ги четат и книгите.

За Business Central в облака четенето е през експорт на същите таблици. Нищо не се записва в системата и нито един модул не се инсталира в нея.

Голяма част от предприятията във втората и следващите вълни водят счетоводството си в български програми. Те по правило изнасят оборотна ведомост, дневници по ЗДДС и справки за контрагенти в Excel или CSV. Safty чете тези експорти и от тях съставя файла; където данните за артикулите или активите са в отделна складова програма, чете и нея.

Документи на хартия, които не са в никоя система, се въвеждат преди четенето: файлът изисква всеки първичен документ за месеца (чл. 71и, ал. 2 ДОПК).

Всеки модул работи с данните, които получава. Файл, валиден по схемата, може да бъде отказан по правило за консистентност между регистрите, затова проверката преди подаването е отделна стъпка. Проверката на файл отваря месечния файл в браузъра ви и показва оборотната ведомост, ДДС по кодове и грешките, заради които НАП би го отхвърлил. Файлът остава на вашия компютър.

• Идентификаторите на контрагентите и кодовете по Приложение № 2: Safty показва кое не минава и по кое правило, промяната в системата е ваша.
• Приключването на месеца: файлът се съставя от приключен отчетен месец.
• Подаването: файлът се подава от вас, с вашия КЕП, през портала на НАП (стъпка по стъпка).
• Отговорът на въпросите на НАП по тълкуване на закона: те са за администрацията, не за софтуера.

Преглеждаме обхвата: системи, юридически лица, обем. Получавате писмено предложение за пилотен месец: един приключен отчетен месец от вашите системи, реални данни, реален обем, фиксиран обхват и фиксирана цена. Нужни са достъп само за четене и един човек от счетоводството за въпроси по данните. Констатациите и планът за корекции остават при вас, независимо дали работата продължава.